L’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza impone ai gestori di strutture ricettive l’obbligo di identificare gli ospiti e di comunicare le loro generalità alle Questure territorialmente competenti. La disposizione riguarda tutte le tipologie di strutture ricettive, comprese le case e gli appartamenti per vacanze, gli affittacamere e le strutture di accoglienza non convenzionali, con la sola esclusione dei rifugi alpini espressamente individuati dalla normativa regionale. La ratio della norma è quella di garantire esigenze di sicurezza e ordine pubblico attraverso un controllo effettivo delle persone alloggiate sul territorio.
Il quadro normativo è stato ulteriormente definito dal Decreto Ministeriale 7 gennaio 2013, come modificato dal Decreto Ministeriale 16 settembre 2021, e da ultimo chiarito dalla Circolare del Ministero dell’Interno n. 38138 del 18 novembre 2024, nonché dalla sentenza n. 5732 del 21 novembre 2025 del Consiglio di Stato.
Tali fonti hanno ribadito con particolare nettezza che l’identificazione dell’ospite deve avvenire esclusivamente “de visu”, attraverso un controllo visivo diretto del documento di identità e la verifica della corrispondenza con la persona che lo esibisce. Alla luce di tale interpretazione, risultano incompatibili con la normativa vigente le modalità di check-in completamente da remoto, fondate sul mero invio digitale dei documenti o sull’accesso automatizzato alle strutture tramite codici, keyboxes o sistemi analoghi, in assenza di un controllo diretto da parte del gestore.
La normativa, tuttavia, non esclude in assoluto l’impiego di strumenti tecnologici moderni.
È ammesso l’utilizzo di sistemi di videocollegamento, purché questi consentano un accertamento in tempo reale e permettano di verificare in modo certo e immediato l’effettiva corrispondenza tra l’ospite e il titolare del documento di identità. In tale prospettiva, la tecnologia può svolgere una funzione di supporto all’identificazione, ma non può mai sostituire il controllo de visu richiesto dalla legge.
Sul piano delle responsabilità, il gestore della struttura ricettiva, o il dipendente incaricato, risponde direttamente nel caso in cui venga consentito l’alloggio a un soggetto privo di un documento valido, munito di documento palesemente falso o in presenza di elementi che facciano dubitare della coincidenza tra la persona e il documento esibito. In tali circostanze, il gestore ha l’obbligo di rifiutare il check-in e di segnalare tempestivamente la situazione alla Questura competente.
La comunicazione all’autorità di pubblica sicurezza consente al gestore di escludere profili di responsabilità civile e penale, dimostrando di aver adottato tutte le cautele richieste dalla normativa.
Un analogo obbligo di segnalazione, in un’ottica prudenziale, sussiste anche in presenza di soggetti non autorizzati all’interno della struttura o di ospiti che si rifiutino di collaborare all’esibizione dei documenti.
Accanto all’obbligo di identificazione, il TULPS impone la comunicazione delle generalità degli ospiti tramite il portale Alloggiati Web, secondo le modalità stabilite dal Decreto Ministeriale 16 settembre 2021. La trasmissione deve avvenire entro ventiquattro ore dall’arrivo e, nei casi di soggiorno inferiore alle ventiquattro ore, entro sei ore. Il sistema consente l’inserimento manuale dei dati, l’invio di file testuali conformi al tracciato ministeriale o la trasmissione automatizzata tramite servizi web destinati ai software gestionali delle strutture ricettive. In ogni caso, la responsabilità della correttezza e completezza dei dati inviati resta integralmente in capo al gestore, anche quando si avvale di applicazioni o piattaforme di terze parti.
Proprio l’utilizzo di software per la gestione del check-in impone un’attenta valutazione dei contratti stipulati con i fornitori di tali servizi, in particolare delle clausole di limitazione di responsabilità che circoscrivono l’obbligo risarcitorio del fornitore.
La gestione dei dati personali degli ospiti deve avvenire nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 e delle disposizioni ministeriali in materia. I dati devono essere raccolti e trattati esclusivamente per le finalità di legge, conservati per il tempo strettamente necessario e protetti mediante adeguate misure di sicurezza.
Una volta trasmessi tramite Alloggiati Web, i dati sono conservati presso il Centro elettronico nazionale della Polizia di Stato e sono accessibili agli organi di pubblica sicurezza per finalità di prevenzione e repressione dei reati.
Il gestore è tenuto a cancellare i dati digitali e a distruggere eventuali copie cartacee non appena ricevuta la conferma di avvenuta comunicazione, conservando la ricevuta per il termine quinquennale previsto dalla normativa.
Alla luce del complessivo quadro normativo e giurisprudenziale, il controllo de visu dell’identità dell’ospite deve considerarsi una prassi imprescindibile. Sebbene l’innovazione tecnologica possa offrire strumenti utili a supportare le attività di identificazione e gestione dei dati, essa non può mai sostituire il controllo diretto richiesto dalla legge.
Un approccio prudente e rigoroso, anche previo parere del proprio legale di fiducia, consente al gestore non solo di rispettare gli obblighi normativi, ma anche di tutelarsi da responsabilità civili, penali e amministrative, contribuendo al contempo alla salvaguardia della sicurezza pubblica e alla corretta protezione dei dati personali degli ospiti.
A.M.